○南魚沼市特定個人情報の取扱いに関する管理規程
平成27年12月28日
訓令第31号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第10条)
第3章 教育研修(第11条)
第4章 職員の責務(第12条)
第5章 保有特定個人情報の取扱い(第13条―第19条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第20条―第34条)
第7章 サーバ室等の安全管理(第35条・第36条)
第8章 業務の委託等(第37条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第38条・第39条)
第10章 監査及び点検の実施(第40条―第42条)
第11章 その他(第43条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、南魚沼市(以下「市」という。)の保有する特定個人情報の適切な管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令における用語の意義は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。
(令5訓令4・一部改正)
第2章 管理体制
(最高情報セキュリティ責任者)
第3条 市に、最高情報セキュリティ責任者(以下「最高責任者」という。)を置き、副市長をもって充てる。
2 最高責任者は、市における個人情報保護法第60条第1項に規定する保有個人情報(特定個人情報に限る。以下「保有特定個人情報」という。)に関する事務を総括する任に当たる。
(令5訓令4・一部改正)
(統括情報セキュリティ責任者)
第4条 市に、統括情報セキュリティ責任者(以下「統括責任者」という。)を置き、総務部長をもって充てる。
2 統括責任者は、最高責任者を補佐し、保有特定個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(情報セキュリティ責任者)
第5条 市に、情報セキュリティ責任者を置き、情報管理室長をもって充てる。
2 情報セキュリティ責任者は、統括責任者を補佐し、市における情報システムに関する業務を総括する任に当たる。
(個人番号関係事務取扱責任者)
第6条 市に、個人番号関係事務取扱責任者を置き、総務課長をもって充てる。
2 個人番号関係事務取扱責任者は、市における個人番号関係事務を総括する任に当たる。
(情報セキュリティ管理者)
第7条 保有特定個人情報を取り扱う部等に、情報セキュリティ管理者を置き、当該部等の長をもって充てる。
2 情報セキュリティ管理者は、情報セキュリティ責任者及び個人番号関係事務取扱責任者と連携し、当該部等における保有特定個人情報を適切に管理する任に当たる。
(情報管理者)
第8条 保有特定個人情報を取り扱う課等に、情報管理者を置き、当該課等の長をもって充てる。
2 情報管理者は、当該課等における保有特定個人情報を適切に管理する任に当たる。
3 情報管理者は、保有特定個人情報を情報システムで取り扱う場合は、情報セキュリティ責任者と連携して、その任に当たる。
4 情報管理者は、次に掲げる事項を指定する。
(1) 特定個人情報を取り扱う職員(以下「特定個人情報取扱者」という。)
(2) 特定個人情報取扱者が取り扱う特定個人情報の範囲
(情報担当者)
第9条 課等に、情報担当者を置き、当該課等の係長・主幹をもって充てる。
2 情報担当者は、情報管理者を補佐し、当該課等における保有特定個人情報の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第10条 市に、監査責任者を置き、総務課長をもって充てる。
2 監査責任者は、保有特定個人情報の管理の状況について監査する任に当たる。
第3章 教育研修
第11条 最高責任者は、職員に対し、保有特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 情報セキュリティ責任者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 情報管理者は、当該課等の職員に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、最高責任者及び情報セキュリティ責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第4章 職員の責務
第12条 職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに最高責任者、情報セキュリティ責任者及び情報管理者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。
(令5訓令4・一部改正)
第5章 保有特定個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第13条 情報管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報へのアクセス(紙等に記録されている保有特定個人情報に接する行為を含む。以下同じ。)権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に制限する。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第14条 職員は、業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、次の各号に掲げる行為については、情報セキュリティ責任者及び情報管理者の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有特定個人情報の複製
(2) 保有特定個人情報の送信
(3) 保有特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正)
第15条 職員は、保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合は、情報管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第16条 職員は、情報管理者の指示に従い、保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
2 職員は、保有特定個人情報が記録されている媒体を移動させる場合は、容易に個人番号が判明しない措置の実施等の万全な方策を講ずるとともに、紛失・盗難等に留意する。
(廃棄等)
第17条 職員は、保有特定個人情報又は保有特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合は、情報セキュリティ責任者及び情報管理者の指示に従い、当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(保有特定個人情報の取扱状況の記録)
第18条 情報管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容及び必要に応じて、台帳等を整備して、当該保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
(個人番号の利用の制限等)
第19条 情報管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法が定めた事務に限定する。
2 特定個人情報取扱者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
3 特定個人情報取扱者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
4 特定個人情報取扱者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集し、及び保管してはならない。
5 情報セキュリティ責任者及び情報管理者は、保有特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第20条 情報セキュリティ責任者は、保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下第34条を除き、この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 情報セキュリティ責任者は、前項の措置を講ずる場合は、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第21条 情報セキュリティ責任者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存する。
2 情報セキュリティ責任者は、アクセス記録を定期に及び必要に応じ随時に分析する。
3 情報セキュリティ責任者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第22条 情報セキュリティ責任者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有特定個人情報を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた記録を定期的に確認する。
(管理者権限の設定)
第23条 情報セキュリティ責任者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第24条 情報セキュリティ責任者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第25条 情報セキュリティ責任者は、不正プログラムによる保有特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損等(以下「漏えい等」という。)の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(情報システムにおける保有特定個人情報の処理)
第26条 職員は、保有特定個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合は、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
(暗号化)
第27条 情報セキュリティ責任者及び情報管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する保有特定個人情報について、当該保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第28条 情報セキュリティ責任者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第29条 職員は、情報システムで取り扱う保有特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有特定個人情報の内容の確認、既存の保有特定個人情報との照合等を行う。
(バックアップ)
第30条 情報セキュリティ責任者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第31条 情報セキュリティ責任者及び情報管理者は、保有特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第32条 情報セキュリティ責任者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定する。
(端末の盗難防止等)
第33条 情報セキュリティ責任者及び情報管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、情報セキュリティ責任者及び情報管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第34条 職員は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう必要な措置を講ずる。
第7章 サーバ室等の安全管理
(入退室の管理)
第35条 情報セキュリティ責任者は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等(以下「サーバ室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、必要に応じ、用件の確認、入退室の記録、部外者が入室する場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、保有特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 情報セキュリティ責任者は、必要があると認めるときは、サーバ室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 情報セキュリティ責任者は、サーバ室等及び保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、入室に係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(サーバ室等の管理)
第36条 情報セキュリティ責任者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置の設置等の措置を講ずる。
2 情報セキュリティ責任者は、災害等に備え、サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 業務の委託等
(業務の委託等)
第37条 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次の各号に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 保有特定個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合は、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認し、同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
3 委託先において、保有特定個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合は、委託先に第1項の措置を講じさせる。保有特定個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
4 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第38条 保有特定個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び特定個人情報取扱者が管理規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した職員は、速やかに情報セキュリティ責任者及び当該保有特定個人情報を管理する情報管理者に報告する。
2 情報セキュリティ責任者及び情報管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。
3 情報セキュリティ責任者及び情報管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、最高責任者及び統括責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合は、直ちに最高責任者に当該事案の内容等について報告する。
4 最高責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告する。
5 情報セキュリティ責任者及び情報管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第39条 最高責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第40条 監査責任者は、保有特定個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を最高責任者に報告する。
(点検)
第41条 情報セキュリティ責任者及び情報管理者は、自ら管理責任を有する保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を最高責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第42条 最高責任者、情報セキュリティ責任者及び情報管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第11章 その他
第43条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、最高責任者が別に定める。
附則
この訓令は、平成28年1月1日から施行する。
附則(令和5年3月3日訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。