○南魚沼市職員旧姓使用取扱要綱
平成29年11月20日
訓令第21号
(趣旨)
第1条 この訓令は、一般職の職員(臨時的任用職員及び会計年度任用職員を含む。以下「職員」という。)が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の氏(以下「旧姓」という。)を使用することに関して必要な事項を定めるものとする。
(令3訓令10・一部改正)
(旧姓使用の承認申請及び承認)
第2条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により任命権者に申請し、その承認を受けなければならない。
2 任命権者は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、当該職員に通知するものとする。
(旧姓を使用することができる文書等)
第3条 前条に定める承認を受けた職員は、職務遂行上又は事務処理上誤解を招くおそれのないものについて、旧姓を使用することができる。
2 旧姓を使用することができる文書等の基準は、別表第1のとおりとする。
3 旧姓を使用することができない文書等の基準は、別表第2のとおりとする。
(旧姓使用の中止)
第4条 旧姓を使用している職員が、その使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届出書(様式第3号)により任命権者に届け出なければならない。
(他の任命権者から承認を受けた職員の取扱い)
第5条 人事異動等により異なる任命権者のもとに所属を異動した職員については、従前の旧姓使用承認通知書の写しを異動先の任命権者に提出することにより、旧姓の使用を承認されたものとみなし、第2条の手続を省略することができる。
(責務)
第6条 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するにあたり、常に誤解や混乱が生じないように努めなければならない。
(委任)
第7条 この訓令に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の実施の日前に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員が旧姓使用希望する場合は、第2条の規定による申請を行うことができる。
附則(令和3年4月27日訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1(第3条関係)
旧姓を使用することができる文書等の基準
法令等に抵触するおそれがなく、職務遂行上支障がないと認められるもの
基準 | 主な文書等の例示 |
1 単に氏名が記載されているもの | ・名札、名刺 ・職員名簿、庁舎内線番号表、職員配置表 ・グループウェアの登録 ・その他任命権者が認めるもの |
2 職員の権利や義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれのないもの | ・出勤簿、休暇簿 ・時間外勤務命令簿、復命書、週休日の振替簿、代休日指定簿 ・職務専念義務免除承認願 ・営利企業等従事許可願 ・その他任命権者が認めるもの |
3 専ら組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | ・起案書、回議文書 ・決裁文書、供覧文書等に係る押印(支出命令書等を含む。) ・事務分担表、事務引継書 ・人事異動の内示、自己申告書 ・職場での呼称 ・辞令(発令行為の文書を含む) ・給与及び手当等関係の文書 ・その他任命権者が認めるもの |
4 職員の身分に関係する文書等で、旧姓の使用を対外的に明らかにする必要があるもの | ・南魚沼市職員服務規程(平成16年南魚沼市訓令第17号)第9条に規定する身分証明書 ・その他任命権者が認めるもの |
別表第2(第3条関係)
旧姓を使用することができない文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
1 職員の身分に関係する文書等で、職員の同一性の確認ができなくなり、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれのあるもの | ・宣誓書、履歴書、退職願 ・共済組合、公務災害、都市災害共済等の文書(組合員証を含む。) ・その他任命権者ができないと認めるもの |
2 公権力の行使を伴うもの等で、職・氏名を明らかにする必要があるもの | ・徴税吏員証及び税の賦課徴収に係る文書 ・法律及び条例に基づく立入検査証 ・その他任命権者ができないと認めるもの |
3 行政処分、行政指導等に関するもの | ・文書等の発信者氏名(福祉事務所長名等) ・その他任命権者ができないと認めるもの |
4 給与や旅費の支給事務で、税金の源泉徴収や銀行口座の氏名等との整合性を図る必要があるもの | ・支出命令書の債権者の氏名及び印 ・会計管理者名での文書等の発信名 ・債権者登録申請書 ・その他任命権者ができないと認めるもの |
5 法令等により認められないもの | ・給与の源泉徴収票、給与所得者の扶養控除等(異動)申請書 ・採用及び退職関係書類 ・その他認められないもの |