○南魚沼市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
平成16年11月1日
訓令第9号
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、南魚沼市市民課、大和市民センター及び塩沢市民センター(以下「市民課等」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(平17訓令11・平19訓令14・平31訓令4・令5訓令4・一部改正)
(定義)
第2条 この訓令において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び市民課等に設置した戸籍専用端末機により現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(平17訓令11・令6訓令12・一部改正)
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(平17訓令11・全改)
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが常に適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し市長に報告しなければならない。
(平17訓令11・一部改正)
(戸籍データ及び戸籍専用端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、戸籍データ及び戸籍専用端末機の適正な管理をするため、戸籍データ及び戸籍専用端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課市民班戸籍主幹、大和市民センター大和市民班総合支援主幹及び塩沢市民センター塩沢市民班総合支援主幹をもって充てる。
(平17訓令11・平19訓令14・平23訓令25・平31訓令4・令6訓令4・令6訓令12・一部改正)
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及びき損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(平17訓令11・令6訓令12・一部改正)
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(4) 戸籍情報システムは、磁気ディスクの管理及び戸籍データの漏えい防止のため、PCIDSSの外部認証を取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用するものとする。
(5) 前号の認証取得の継続性については、戸籍情報システムを提供する事業者(以下「戸籍情報システム事業者」という。)が定期的に認証取得状況を確認するものとし、保護管理者は必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認するものとする。
(令6訓令12・一部改正)
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(平17訓令11・一部改正)
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の承認を受け、外部に情報が流出しないように適切に廃棄しなければならない。
(平17訓令11・一部改正)
(戸籍サーバのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可した操作者へ、戸籍サーバのアクセスに必要なID及びパスワードを設定し、付与するものとする。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの戸籍サーバの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍サーバの利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、戸籍サーバに事故その他の緊急事態が生じたときは、戸籍情報システム事業者から直ちに保護管理者に連絡させ、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(令6訓令12・全改)
(戸籍データのアクセス管理)
第12条 前条の規定は、戸籍データのアクセス管理について準用する。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与するものとする。
(令6訓令12・追加)
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与するものとする。
2 戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は、取扱職員が実施するものとする。
3 保護管理者は、戸籍情報システムのアクセス履歴を常時記録し、必要に応じて利用状況を確認しなければならない。
(令6訓令12・追加)
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第14条 戸籍情報システム及び戸籍データにアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、当該ID及びパスワードが他者に漏れることがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行及び保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを付与した本人以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(令6訓令12・追加)
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 戸籍専用端末機の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システム運用に関すること。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し、必要に応じて次の事項を請求し、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの利用状況
(2) 戸籍データの利用状況
(令6訓令12・旧第12条繰下・一部改正)
(端末機の操作)
第16条 端末機の操作は、取扱職員でなければすることができない。
2 戸籍専用端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、戸籍データを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(令6訓令12・旧第13条繰下・一部改正)
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第17条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚及びシステム安全対策の推進を図るため、取扱責任者は、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員に対する研修については、採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(令6訓令12・旧第15条繰下)
(会議)
第18条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、南魚沼市戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、電算総括管理者、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民課市民班戸籍主幹において処理する。
(平17訓令11・平31訓令4・令6訓令4・一部改正、令6訓令12・旧第16条繰下)
附則
この訓令は、平成16年11月1日から施行する。
附則(平成17年9月30日訓令第11号)
この訓令は、平成17年10月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第14号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成23年8月11日訓令第25号)
この訓令は、公布の日から施行し、改正後の第6条の規定は、平成23年4月1日から適用する。
附則(平成31年3月29日訓令第4号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月3日訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月15日訓令第4号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年9月2日訓令第12号)
この訓令は、令和6年11月11日から施行する。