2　文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本として作成しなければならない。

2　総務課長は、大和庁舎及び塩沢庁舎の文書管理の総括責任者として位置付ける大和市民センター長及び塩沢市民センター長に同庁舎の適正な文書管理が円滑に行われるよう適切な指示をしなければならない。

2　前項の文書で、収受の日時が権利義務に関係するものについては、収受の時刻を記入し、その封筒を添付しなければならない。

3　前2項の場合において、2以上の課に関係のあるものは、その関係の最も多い課に配布する。

4　職員が正規の手続を経ない文書を受領したときは、これを総務課、大和市民センター及び塩沢市民センターに配布し、第1項の手続によらなければならない。

5　送料の未払又は不足の文書若しくは貨物が到達したときは、官公署その他必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

2　課における文書取扱主任は、職員の中から課長が指定する者をもって充て、次に掲げる事務を処理する。

2　文書取扱主任は、配布を受けた文書のうち、収受の日時がその行為の効力又は権利の得喪に係ると認められるものは、前項の規定により取り扱うほか、当該文書の余白に到達時刻を記載するものとする。

3　文書取扱主任は、配布を受けた文書のうちに、その課の所掌に属しないものがあると認めたときは、課相互で授受することなく、直ちに総務課、大和市民センター及び塩沢市民センターに返付しなければならない。

4　配布を受けた文書は、処理期限のあるものはその期限内に、その他のものにあっては配布を受けた日から5日以内に処理しなければならない。ただし、5日以内に処理し難いときは、あらかじめ期限を定めて上司の承認を得なければならない。

2　文書の配布を受けた担当者は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置をとらなければならない。

3　担当者は、事案の処理に当たっては、原則として即日着手するものとし、特に処理に相当の日数を要する場合は、あらかじめ期限を定め、上司の承認を得なければならない。ただし、処理期限に定めのあるものは、この限りでない。

2　起案は、原則として起案用紙を用いて行うものとする。ただし、簡易な事案又は定例に属するものの処理については、当該文書の余白に処理案を朱記し、起案書に代えることができる。

3　督促、質疑、照会及び回答で、軽易な事項又は原本を存置する必要のない照会等に対しては、用箋、付せん及び往復用紙その他の便宜な方法によることができる。

4　第1項の規定にかかわらず、機密若しくは緊急を要する事案又は軽易な事案については、上司の指示を受けて起案書によらずに処理することができる。ただし、機密又は緊急を要する事案の処理については、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。

2　上司の不在により代決するときは、「代」と記載して認可し、代決した起案書のうち後閲を要するものは、「後閲」と記入しなければならない。

3　起案書の回議に当たっては、秘密を要するものは、封筒に入れる等他に漏れない方法を講じ、特に急を要するもの又は重要異例に属するものは、起案者又はその上席の職員が持ち回って、決裁を受けなければならない。

2　合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係を有する部課の長と事前に協議を行うことにより省略することができる。この場合において、起案書にその旨を付記しなければならない。

3　合議を受けた部課の長は、合議事項に異議がある場合は、主管課の長と協議して調整するものとする。

4　合議を受けた事案について、その決裁の結果を知りたい場合は、起案書の認印した箇所に「要再回」と記載し、再度回付を受けることができる。

5　前項の規定により回付を受け、確認を終えたときは、その箇所に確認済の表示をすること。

2　起案の内容が著しく訂正された場合は、起案者において訂正前に回議及び合議をした関係者に当該起案書を回覧し、又はその旨を連絡しなければならない。当該起案が廃案になった場合も、同様とする。

2　総務課は、自ら浄書でき難い場合は、これを外注することができる。

2　発送する文書は、主管課において、文書収発簿に登載し、公印を押し、起案書に契印の上、あて名を記載した封筒に入れ、必要により親展、書留等の表示をして、総務課、大和市民センター及び塩沢市民センターに持参しなければならない。

3　貨物を発送しようとするときは、主管課において包装し、あて名その他必要な表示を明記の上、総務課、大和市民センター及び塩沢市民センターに持参しなければならない。

4　前3項の規定にかかわらず、特別の事情により主管課において発送すべき文書及び貨物は、主管課において発送することができる。

5　総務課、大和市民センター及び塩沢市民センターにおいて発送する文書及び貨物は、原則として料金後払の取扱いとし、種別、量目別、特殊取扱区分別等に取りまとめるものとする。この場合において、郵便による発送にあっては料金後納郵便物差出票に、法第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便及び貨物による発送にあっては当該事業者が指定する発送伝票等にそれぞれ記入しなければならない。ただし、特別の理由によりこれにより難いときは、この限りでない。

6　郵便切手又ははがきを使用した場合は、郵便切手等受払簿に記載しなければならない。

7　発送に当たり、その方法の決定並びに種別及び特殊取扱いについての認定は、総務課長、大和市民センター長及び塩沢市民センター長が行う。

2　完結文書の編冊は、特に暦年による必要がある場合を除き会計年度によって行うものとする。ただし、永久保存のもの及び1冊の厚さが少ないものは、6センチメートルを限度として、数年分を1冊とし、又は1年分を分冊することができる。

3　編冊した完結文書は、表紙及び背表紙に分類コード、簿冊名、課名及び保存年限等を記入するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間が定めてある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

3　保存年限の起算日は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。

2　未完結文書は、必要に応じ、未完結の理由、処理の方針、処理経過等を明らかにしておかなければならない。

2　文書を廃棄しようとするときは、廃棄書を作成し、秘密に属するものは、焼却等必要な措置をとらなければならない。

3　保存年限満了前の文書であっても、主管課長が保存の必要がないと認めたときは、前項の規定により廃棄することができる。

4　保存年限を満了した文書で、主管課長が引き続き保存の必要を認めたときは、保存年限を延長することができる。

2　前項の規定にかかわらず、往復文については、あて名又は文書の内容により副市長名、部長名及び課長名等を用いることができる。

3　前2項の規定にかかわらず、証票類等については市名を、事務連絡的な軽易なものについては課名又は係名を用いることができる。

4　あて先の記載に当たり、往復文については、その内容により職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。

5　庁中及び出先機関に対する文書は、主管部長名又は主管課長名を用いる。ただし、軽易な事項は、課名を用いることができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成16年11月1日から施行する。

(塩沢町の編入に伴う経過措置)

2　塩沢町の編入の日前に、塩沢町文書編さん保存規程(平成12年塩沢町訓令第4号。以下「塩沢町規程」という。)の規定により保存された文書は、この訓令の相当規定により保存された文書とみなす。この場合において、塩沢町規程第4条の規定により「長期」とあるのは「永年」とする。

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年1月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。