掲載日:令和7年3月13日更新
住民票の写しや戸籍謄本などの証明書は、正当な理由があれば第三者でも請求できることが「住民基本台帳法」や「戸籍法」で定められています。
本人通知制度は、住民票の写し等を第三者に交付したことを、事前に登録した本人に通知する制度です。この制度を利用することで、第三者による不正取得の早期発見や不正請求の抑止につながる効果が期待されます。
制度の概要
住民票の写し等を第三者に交付した場合、事前に登録した人に対し、交付したことを通知する制度です。
第三者からの交付申請を拒否したり、交付の可否を本人に問い合わせるものではありません。
本人に通知される内容
- 交付した年月日
- 交付した証明書の種類
- 交付した通数
- 交付請求者の種別（本人などの代理人、代理人以外の第三者）
注意事項
- 登録した翌日以降に交付した証明書について通知します
- 申請者の氏名や住所などは通知されません
- 通知された内容についてさらに詳しく知りたい場合は、個人情報の保護に関する法律に基づき、交付申請書の開示請求を行うことができます。ただし、開示される情報は、個人情報の保護に関する法律の規定の範囲内となります。
第三者とは（住民基本台帳法や戸籍法に規定）
- 本人や戸籍に記載されている人から委任された代理人（委任状が必要）
- 自己の権利の行使または義務の履行するために住民票などが必要な人（債権者など）
- 住民票などの記載事項を利用する正当な理由がある人
- 業務の遂行のために住民票などが必要な弁護士、司法書士、行政書士、土地家屋調査士、税理士、弁理士、社会保険労務士、海事代理士
対象外
- 国、地方公共団体、裁判所、警察署などからの請求
- 本人、本人と同一世帯員による住民票の請求
- 本人と同じ戸籍に記載されている人、直系親族による戸籍謄抄本の請求
対象となる証明書
- 住民票の写し（除票を含む）
- 住民票記載事項証明書
- 戸籍附票の写し（除かれた戸籍附票を含む）
- 戸籍謄本、抄本（除籍を含む）
- 戸籍記載事項証明書
事前登録が必要です
登録できる人
- 南魚沼市の住民基本台帳に記録されている人（転出などで5年以内に消除された人も含む）
- 南魚沼市の戸籍、戸籍の附票に記載されている人（除かれた人も含む）
受付窓口
いずれの窓口も、受付時間は8時30分～17時15分です（土曜・日曜・祝日を除く）
- 本庁舎 市民課
- 大和市民センター
- 塩沢市民センター
手続きに必要なもの
窓口で事前登録申請する場合
- 本人通知制度事前登録申込書 (PDF 241KB)
- 法定代理人（15歳未満の未成年の保護者や成年後見人）の場合は戸籍謄本など資格を証明する書類
（注）南魚沼市に本籍があり、法定代理人の資格を確認できる場合は不要です - 法定代理人以外の代理人の場合は委任状 (PDF 61.6KB)
- 申込者および窓口に来る人の本人確認書類（Aは1点、Bは2点以上）
A…マイナンバーカード、運転免許証、パスポート、在留カードなど
B…健康保険証、介護保険証、年金証書、年金手帳、社員証、学生証など
郵便で事前登録申請する場合
病気や遠方にお住まいなど、窓口での申請が難しい場合は、郵送で申請することができます。
必要な書類は、上記1から3は同じです。申込者の本人確認書類の写しを同封し、市民課市民班まで送付してください。
登録内容に変更が生じたとき、登録を廃止したいとき
引越しや婚姻などで、事前登録した内容に変更が生じた場合は届出が必要です。
届出がないと、通知書の送付ができない場合がありますのでご注意ください。
事前登録を廃止したい場合も届出書の提出が必要です。
- 本人通知制度事前登録（変更・廃止）届出書 (PDF 153KB)
- 法定代理人（15歳未満の未成年の保護者や成年後見人）の場合は戸籍謄本など資格を証明する書類
（注）南魚沼市に本籍があり、法定代理人の資格を確認できる場合は不要です - 法定代理人以外の代理人の場合は委任状 (PDF 61.6KB)
- 申込者および窓口に来る人の本人確認書類（Aは1点、Bは2点以上）
A…マイナンバーカード、運転免許証、パスポート、在留カードなど
B…健康保険証、介護保険証、年金証書、年金手帳、社員証、学生証など