○南魚沼市立学校文書取扱規程
平成19年3月1日
教育委員会訓令第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、南魚沼市立小学校、中学校及び特別支援学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、学校における事務処理の効率化及び適正化を図ることを目的とする。
(平25教委訓令1・一部改正)
(1) 文書とは、学校において職員が職務上作成し、又は取得した書類をいい、文書、図面、写真、帳簿類、ファクシミリで受信した書類及び電子情報で出力されたものをいう。
(2) 完結文書とは、文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(3) 未完結文書とは、文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(文書の処理及び作成の原則)
第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に、その処理経過を明らかにし、学校事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
2 文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。
(校長の職責)
第4条 校長は、文書管理責任者として常に職員に対して文書の処理を習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、事務処理の促進に努めなければならない。
(文書主任)
第5条 学校に文書主任を置く。
2 文書主任は、校長が指定する者をもって充てる。
3 文書主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書事務の改善に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 文書の点検及び確認に関すること。
(4) 職員以外の者に対する文書の閲覧事務に関すること。
(5) その他文書事務に関すること。
4 文書主任は、文書係を兼ねることができる。
(平25教委訓令4・一部改正)
(文書係)
第6条 学校に文書係を置く。
2 文書係は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管、保存、廃棄及び引継ぎに関すること。
第2章 収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第7条 文書は、文書係において収受するものとする。
2 職員が直接受領したときは、速やかに文書係に回付しなければならない。
3 文書係は、次のとおり文書を受理し配布するものとする。
(1) 開封した文書は、その余白に受付印、回覧印を押印し、文書受理簿に所要事項を記載する。
(2) 文書は、校長の閲覧を受ける。
(3) 閲覧を受けた文書を各担当者に配布する。
4 軽易な文書、冊子やその他これに類する印刷物及び校長が指示した文書は、別に示す「文書事務の手引き」の例に基づき、文書受理簿の記載を省略して配布することができる。
(配布文書の処理)
第8条 校長は、文書を閲覧後、担当者に指示し、速やかに処理をさせなければならない。
2 文書の配布を受けた担当者は、期限までに速やかに起案、供覧及びその他必要な処置をとらなければならない。
第3章 起案及び決裁
(起案)
第9条 事案の処理は、原則として起案によって行わなければならない。
2 起案の方法は、校長が別に定めるものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、軽易な事案については、校長の指示を受けて事案の処理をすることができる。
(決裁)
第10条 起案文書は、関係職員の合議を経たのち校長の決裁を受けるものとする。
第4章 浄書及び発送
(浄書)
第11条 決裁を終えた文書は、特に指示のある場合を除き、起案者において直ちに浄書し、決裁文書と照合の上、発送等の手続きをとらなければならない。
(文書の発信者)
第12条 文書は、特に定めがあるものを除くほか、校長名を用いるものとする。ただし、軽易な事項については当該学校名を用いることができる。
(文書の記号及び番号)
第13条 発送する文書には、別に定める記号及び文書発送簿による発送番号を付すものとする。ただし、軽易な文書については記号及び発送番号を省略することができる。
(公印と契印)
第14条 発送する文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、公印を省略することができる。
2 契印は、法令等の定めのある場合を除き、原則として省略するものとする。
(文書の発送)
第15条 文書を発送するときは、文書発送簿に、発送年月日、あて先及び件名を記載し、その処理経過を明らかにしなければならない。
第5章 整理保存及び廃棄
(文書整理の原則)
第16条 文書は、分類して整理し、必要なときは直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の整理保管)
第17条 完結文書は、市教育委員会が定める学校文書分類基準表に基づき整理し、所定の場所に保管するものとする。
2 未完結文書は、担当者において保管し当該文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(保存期間)
第18条 完結文書の保存期間は、学校文書分類基準表による。ただし、学校文書分類基準表に定めのない場合は、校長が定めるものとする。
2 校長は、保存期間を決定するに当たっては、利用度及び重要度を考慮し、必要最小限の年数にするよう考慮しなければならない。
3 保存年限の起算日は、文書処理の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。
4 第1項本文の規定にかかわらず、特に必要があると認められるものについては、校長の指示により、保存期間を延長することができる。その場合においては、別に定める「文書事務の手引き」の記載に基づき、その内容を示しておかなければならない。
(平29教委訓令6・一部改正)
(保存文書の閲覧又は借覧)
第19条 保存文書を閲覧又は借覧しようとするときは、校長にその旨を申し出て承認を得るものとする。
(保存文書の持ち出し)
第20条 保存文書は、校長の承認を受けた場合以外は、校外に持ち出してはならない。
(保存文書の廃棄)
第21条 保存文書が保存期間を経過したときは、校長の指示により、廃棄処分しなければならない。
2 廃棄文書のうち、内容が他に漏れては支障があると認められるものは、裁断又は焼却等適当な処置をとらなければならない。
(平29教委訓令6・一部改正)
第6章 情報公開及び個人情報保護
(文書の公開及び開示)
第22条 文書の公開及び開示は、南魚沼市情報公開条例(平成16年南魚沼市条例第14号)並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び南魚沼市個人情報保護法施行条例(令和4年南魚沼市条例第32号)の規定に基づいて行うものとする。
(令5教委訓令1・一部改正)
第7章 補則
(その他)
第23条 この訓令に定めるもののほか、校長は、学校における文書事務の取扱い及び管理の細目に関し必要な事項について、別に定めることができる。
附則
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成25年1月25日教育委員会訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成25年3月25日教育委員会訓令第4号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成29年5月22日教育委員会訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行し、この訓令による改正後の南魚沼市立学校文書取扱規程の規定は、平成29年4月1日から適用する。
附則(令和5年2月20日教育委員会訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。